La parola DPIA, Data Protection Impact Assessment o Valutazione d’Impatto sulla Protezione dei Dati, è sempre più presente ogni volta che si parla di GDPR, privacy e trattamento di dati personali.
Ma che cos’è una DPIA? Quando è obbligatorio redigerla? E, soprattutto, a cosa serve concretamente?
In questo articolo ti guideremo passo dopo passo alla scoperta della DPIA, cercando di spiegarti in modo chiaro e pratico quando e perché è necessaria, senza tecnicismi ma con esempi concreti e consigli utili.
Che cos’è la DPIA?
La DPIA è un documento previsto dall’articolo 35 del Regolamento Europeo 2016/679, più conosciuto come GDPR, che ha lo scopo di valutare in anticipo i rischi per i diritti e per le libertà personali che un trattamento di dati personali può comportare per le persone coinvolte, i cosiddetti “interessati”.
In altre parole, si tratta di una valutazione preventiva pensata per scovare i possibili impatti negativi sulla privacy, verificare la necessità e la proporzionalità del trattamento e adottare misure adeguate per ridurre i possibili rischi o eliminarli.
Se vogliamo usare una metafora, possiamo dire che la DPIA è come un check-up per il trattamento dei dati: serve a controllare che tutto funzioni in modo corretto e sicuro prima di iniziare un’attività che può comportare rischi.
Un esempio concreto
Facciamo un esempio per comprendere meglio l'argomento. Immagina di voler installare un sistema di videosorveglianza con riconoscimento facciale, ad esempio all’ingresso di un centro commerciale.
In questo caso, stai raccogliendo immagini e dati biometrici delle persone che passano e vengono riprese, si tratta di un trattamento potenzialmente molto invasivo. Prima di procedere, il GDPR ti chiede di fermarti e valutare bene la situazione:
- Quali rischi comporta questo sistema per la privacy dei clienti?
- Cosa succede se le immagini vengono rubate o usate in modo improprio?
- È possibile raggiungere lo stesso scopo con un sistema meno invasivo?
Per saper rispondere a queste domande, devi redigere una DPIA. Un documento che analizzi i rischi e prevede misure di sicurezza concrete per eliminarli.
A cosa serve la DPIA?
Spesso la DPIA viene vista come un semplice adempimento burocratico, ma in realtà è uno strumento fondamentale di prevenzione.
Ecco perché è importante farla, anche al di là degli obblighi legali:
- Ti aiuta a identificare rischi in anticipo, prima che si verifichino problemi.
- Ti consente di prevedere adozione di misure tecniche e organizzative per ridurre i rischi.
- Ti offre una documentazione utile in caso di ispezioni del Garante della Privacy.
- Contribuisce a mantenere la fiducia di clienti e utenti.
- Riduce il rischio di sanzioni, contenziosi e danni reputazionali.
Insomma, una DPIA ben fatta non solo ti mette al riparo da multe e problemi legali, ma migliora anche la gestione dei dati e la trasparenza della tua azienda.
Quando è obbligatorio fare una DPIA?
Sapevi che non è sempre obbligatorio avere una DPIA?
Ci sono dei casi specifici, previsti dal GDPR, in cui si richiede la creazione della documentazione utile alla DPIA.
L’articolo 35 del GDPR stabilisce che la valutazione d’impatto è obbligatoria ogni volta che un trattamento può comportare un rischio elevato per i diritti e le libertà delle persone.
Ma cosa significa, nella pratica?
Per capire meglio, analizziamo i casi più comuni in cui la DPIA è obbligatoria:
1. Trattamento su larga scala di dati sensibili
Se stai trattando, ad esempio, dati sanitari, biometrici, genetici o giudiziari su larga scala, è necessario valutare i rischi. Un ospedale, un laboratorio o una clinica che archivia cartelle cliniche digitali rientra, ad esempio, in questo caso.
2. Monitoraggio sistematico e continuo degli interessati
Se stai monitorando costantemente il comportamento delle persone, ad esempio tramite l'uso di strumenti come la geolocalizzazione, o l'uso di telecamere, sei in uno scenario a rischio elevato.
3. Decisioni automatizzate basate su profilazione
Se stai usando sistemi di intelligenza artificiale o algoritmi per prendere decisioni importanti, come l’approvazione di un mutuo, una selezione del personale, la DPIA è obbligatoria. In questi casi, le persone vengono valutate e “classificate” da un sistema automatico, e le conseguenze possono essere ad alto impatto.
4. Integrazione di grandi quantità di dati da fonti diverse
Se raccogli dati personali provenienti da fonti diverse, come social media, banche dati pubbliche o CRM aziendali, per creare profili degli utenti, devi valutarne attentamente i rischi. Il trattamento diventa molto invasivo e può incidere sulla libertà degli interessati.
Chi deve occuparsi della DPIA?
La responsabilità della DPIA è del Titolare del trattamento, ovvero la persona fisica o giuridica che decide come e perché i dati devono essere trattati.
Se nella tua azienda è presente un DPO (Data Protection Officer) interno o esterno, il titolare del trattamento deve consultarlo in tutte le fasi della valutazione. Il DPO fornisce pareri, valuta i rischi e può consigliare l’adozione di misure adeguate.
In molti casi può essere utile anche coinvolgere responsabili IT, legali, esperti di sicurezza o consulenti privacy.
Come si fa una DPIA?
Una DPIA non è un documento standard: va personalizzata in base al tipo di trattamento. Però, ci sono alcuni elementi comuni che non possono mancare:
- Descrizione del trattamento: quali dati raccogli? Perché? Come vengono usati?
- Valutazione della necessità e proporzionalità: il trattamento è davvero necessario? È il modo meno invasivo?
- Analisi dei rischi: cosa potrebbe andare storto? Quali minacce esistono per i diritti degli interessati?
- Misure per ridurre i rischi: quali soluzioni e/o misure metti in campo (tecnologiche, organizzative, legali)?
- Conclusione: il rischio è accettabile? È stato ridotto a un livello adeguato?
Cosa succede se non la fai?
Non sottovalutare l’importanza di questo documento. Se non realizzi una DPIA quando è obbligatoria, puoi andare incontro a conseguenze serie:
- Sanzioni fino a 10 milioni di euro, o fino al 2% del fatturato annuo mondiale.
- Provvedimenti del Garante, come il blocco del trattamento.
- Perdita di fiducia da parte dei clienti o degli utenti, con impatti reputazionali potenzialmente gravi.
- Difficoltà in caso di audit, gare pubbliche, richieste di finanziamento o collaborazioni internazionali.
Visita la nostra pagina dedicata alle consulenze per la DPIA
In sintesi: quando e perché fare una DPIA
Facciamo un rapido riepilogo su quello che abbiamo trattato fino a questo momento.
- Cos’è la DPIA: è un’analisi preventiva dei rischi per la privacy legati al trattamento dei dati personali.
- A cosa serve: a proteggere i diritti delle persone, prevenire sanzioni, rafforzare la fiducia.
- Quando è obbligatoria: in presenza di trattamenti rischiosi, come videosorveglianza, profilazione, raccolta massiva di dati sensibili, ecc.
- Chi la fa: il Titolare del trattamento, con il supporto del DPO se presente.
Dunque, la DPIA è uno strumento fondamentale per lavorare nel rispetto delle regole e tutelare il valore dei dati personali. Ma non sempre è facile capire se è necessaria, come compilarla correttamente o quali rischi considerare.
Hai dubbi su come si fa o vuoi sapere se è davvero necessaria per la tua attività?
Il nostro team consulenti è a tua disposizione per aiutarti a redigere la DPIA in modo corretto e su misura per il tuo caso.
Compila il form e prenota un appuntamento gratuito